Hacer la mudanza de un espacio de trabajo es una tarea difícil de gestionar, incluso mas compleja que las mudanzas de casas, sobre todo porque la actividad, la productividad y la gestión de la empresa puede verse afectada o alterada al intentar trasladar los bienes o muebles. Es importante que la actividad empresarial no se vea interrumpida por este hecho. Mudanzas Ruiz te mostrará una serie de variables a tener en cuenta, que te ayudarán a cómo hacer la mudanza de tu oficina.
¿Qué debes tener en cuenta para preparar la mudanza de tu oficina?
Planificar con tiempo. Es importante que la empresa cuente con una serie de encargados que tramiten y organicen el proceso teniendo en cuenta aspectos como:
- La fecha de la mudanza. Realizar esta tarea es crucial puesto que, como hemos citado anteriormente, el funcionamiento de la empresa no puede verse alterado. Es aconsejable preparar la mudanza con antelación y hay que tener en cuenta que para realizar el traslado de lugar de un negocio, supone realizar tareas de estructuración, que normalmente suelen llevar semanas incluso meses dependiendo del tamaño de la compañía.
- El orden de preferencia del traslado de los muebles. Te recomendamos que comience con los equipos informáticos y hardwares de la empresa, puesto que normalmente suelen ser los mas tediosos de instalar.
- La predisposición de los muebles. Hay que tener en cuenta el espacio y las medidas de la nueva instalación para ordenar los muebles.
- Tener a disposición un inventario, ayudará a tener en orden todos los materiales que se desean trasladar a la nueva instalación.
Limpieza. Llegó el momento de deshacerse de las cosas que no se van a utilizar, como por ejemplo documentos, equipos sin usar, … Sería buena idea tratar de reorganizar los documentos y escanear aquellos que nos ocupen espacio. Se pueden estructurar mejor haciendo uso de archivadores que permitan ordenar de mejor forma la burocracia de la empresa para que no se tenga que acumular y trasladar a la nueva oficina.
Una vez estructurados los elementos de la oficina que van a ser desplazados a la nueva ubicación, es importante contar con los materiales de embalaje correspondiente para cada mueble o elemento de oficina. Mudanzas Ruiz cuenta con una serie de materiales de embalaje que se adaptan a los muebles que se quieren trasladar.
¿Cómo empaquetar los materiales para la mudanza de oficina?
A la hora de llevar a cabo el empaquetado de los materiales es crucial saber en qué caja está cada mueble, equipo o elemento de oficina. Debido a esto, es necesario concretar un orden. Para poder hacerlo de forma correcta, sería buena idea establecer a cada caja una enumeración con el contenido de la misma que sirva como referencia o incluir una nota con todo el contenido de la cajas.
Comunicación a clientes y trabajadores
Una vez gestionado y ordenado todos los enseres de la oficina, la notificación al equipo empresarial, como a los clientes, es fundamental. Para que los clientes conozcan que tu empresa se muda de oficina es importante emitir un comunicado en redes sociales, web o intranet de la empresa en cuestión.
Conclusiones
Como conclusión, la mudanza de oficina es una tarea compleja de realizar que no se podría hacer de la noche a la mañana. Requiere de una buena planificación y organización. El traslado de materiales de una compañía conlleva un esfuerzo para las personas encargadas de gestionar la tarea. Es por ello que contar con una empresa de mudanzas facilita en cierta manera la tarea y es de gran ayuda. Esperemos que te hayan servido de ayuda esta serie de pasos para hacer la mudanza de su oficina de la mejor manera posible. Mudanzas Ruiz te desea lo mejor en tu nueva oficina.
